Trình tự thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2026

Chứng thực chữ ký là một trong những việc làm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để tiến hành chứng thực phần chữ ký trong các văn bản, giấy tờ của người yêu cầu. Sau đây là trình tự thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2026 mà Luật Nhân Dân chia sẻ, mời các bạn cùng tham khảo.

Cơ sở pháp lý

Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch do Chính phủ ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2015.

Ai là người có thẩm quyền chứng thực chữ ký

Theo quy định tại khoản 2 điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.”

Như vậy, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm trong việc chứng thực các giấy tờ, chữ ký. Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ngoài ra còn có Phòng Tư pháp: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Và Các văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động.

Trình tự thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ chứng thực chữ ký bao gồm các giấy tờ sau:

• Bản chính hoặc bản sao chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

Bước 2: Xuất trình hồ sơ

Bước này người yêu cầu chứng thực xuất trình hồ sơ.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Người thực hiện việc chứng thực tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu, kiểm tra hồ sơ, nếu thấy ddaaafy đủ các giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không rơi vào các trường hợp sau đây:

•  Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
•  Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh…
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

Bước 4: Chứng thực

Người thực hiện việc chứng thực, thực hiện các công việc sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Văn bản có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai.

Trên đây là những chia sẻ của Luật Nhân dân Việt Nam về Trình tự thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2026. Nếu còn những vướng mắc cần giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng, cập nhật những quy định mới theo quy định pháp luật hiện hành. 

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ trụ sở chính: CÔNG TY LUẬT NHÂN DÂN VIỆT NAM

Số 16, ngõ 84 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Hotline tư vấn pháp luật miễn phí:

Mobile: 0966.498.666

Tel: 02462.587.666

Email: luatnhandan@gmail.com

Tác giả: Luật sư Nguyễn Anh Văn