Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025

Phát hành hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua. Vậy cụ thể thủ tục phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Dưới đây là giải đáp của Luật Nhân Dân về vấn đề này, mời các bạn cùng tìm hiểu.

Cơ sở pháp lý 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ do Chính phủ ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018;

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ tài chính ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.

Thế nào là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được hiểu là một tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ  và quản lý bằng phương tiện điện tử. Mà bên doanh nghiệp sẽ phải tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành phát hóa đơn điện tử, phải xem xét điều kiện của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

• Doanh nghiệp phải đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền thông tin, mạng, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng thực hiện với yêu về khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử.
• Có chữ ký điện tử theo quy định;
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, phải đảm bảo dữ  liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ở thời điểm lập hóa đơn.
• Quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu chứng minh được hệ thống lưu trữ tương thích với chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; và lưu trữ dữ liệu hoặc lưu trực tuyến dữ liệu.

Bước 1: Nộp quyết định áp dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

Doanh nghiệp phải thực hiện việc ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử rồi gửi đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.

Nội dung quyết định phải có đầy đủ các nội dung sau đây:

• Tên gọi của hệ thống thiết bị, phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử chính là phương tiện mà hoạt động dựa trên cơ sở công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc là tên của nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của các bộ phận liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Ở bước này, chính là bước để tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập được đầy đủ các thông tin của người bán hàng, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền và nhận lưu trữ khi bán hàng, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc cung ứng dịch vụ.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử 

Việc phát hành phải được ra thông báo và gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo đường điện tử.

Trên đây là những chia sẻ của Luật Nhân dân Việt Nam về Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025. Nếu còn những vướng mắc cần giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng, cập nhật những quy định mới theo quy định pháp luật hiện hành. 

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ trụ sở chính: CÔNG TY LUẬT NHÂN DÂN VIỆT NAM

Số 16, ngõ 84 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Hotline tư vấn pháp luật miễn phí:

Mobile: 0966.498.666

Tel: 02462.587.666

Email: luatnhandan@gmail.com

Tác giả: Luật sư Nguyễn Anh Văn