Cách trình bày, soạn thảo văn bản mới nhất năm 2026

Đối với những người làm văn phòng hay công chức, viên chức, soạn thảo văn bản là một việc thường xuyên. Tuy nhiên, văn bản được soạn thảo, trình bày thế nào cho đúng? Hãy cùng tìm hiểu với bài viết dưới đây của Luật Nhân Dân:

Theo quy định mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức, kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản được quy định như sau:

1. Khổ giấy, định lề trang

Trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy A4 cho tất cả các loại văn bản hành chính (210mm x 297mm).

Trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

Định lề trang cách mép trên và mép dưới 20-25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm.

2. Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ 

Phông chữ quy định cụ thể là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

3. Cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất. Khác với trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).

4. Các thành phần chính trong soạn thảo văn bản

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do – Hạnh phúc

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản: được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản: được đặt trên cùng một dòng với số, ký hiệu của văn bản

– Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

– Nội dung văn bản:

Gồm căn cứ ban hành văn bản, phần mở đầu, các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm. Nội dung văn bản được trình bày bằng kiểu chữ in thường, canh đều hai lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13-14.

– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.

Chức vụ, chức danh là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Không ghi chức vụ mà nhà nước không quy định.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30/2020. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

– Các thành phần khác: 

Phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử… 

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Trên đây là thể thức, cách soạn thảo văn bản hành chính mới nhất năm 2026. Luật Nhân dân xin giới thiệu để các bạn có thể thuận tiện trong công việc văn phòng của mình. Nếu có bất kỳ khó khăn vướng mắc nào, hãy liên hệ với dịch vụ luật sư tư vấn của Luật Nhân Dân để được tư vấn, giải đáp.