Cách điền bảng chấm công trên excel đơn giản nhất năm 2025

Chấm công là việc làm quan trọng đối với bộ phận hành chính – nhân sự trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Sau đây là hướng dẫn cách điền bảng chấm công trên excel đơn giản và chi tiết nhất, mời bạn đọc cùng Luật Nhân Dân tham khảo.

Cơ sở pháp lý

• Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016;

Bảng chấm công có ý nghĩa gì?

• Theo nội dung Thông tư 133/2016/TT-BTC, các chứng từ kế toán cùng thuộc loại hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán sao cho  phù hợp với các đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị tuy nhiên phải đảm bảo được các nội dung chủ yếu và những thông tin theo quy định của pháp luật. Bảng chấm công cũng được coi như một chứng từ kế toán.
• bảng chấm công thể hiện được ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội… đây là cơ sở để đánh giá sự chuyên cần của người lao động, là căn cứ để tính lương chi trả.
• Xây dựng bảng chấm công còn là một phương pháp đề các doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động của mình, đảm bảo được hoạt động ổn định, lâu dài.

Hướng dẫn điền bảng chấm công trên exel

Việc thực hiện chấm công do mỗi phòng, ban, bộ phận đảm nhiệm, theo đó sẽ có 01 bản được lưu tại chính phòng, ban, bộ phận dó và 01 bản được gửi tới bộ phận kế toán của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng người lao động.

Phương pháp chấm công: Thực hiện chấm công theo ngày, dùng các ký hiệu tương thích với từng trường hợp cụ thể như học tập. nghỉ chế độ…

bảng chấm công phải thể hiện được rõ số ngày trong tháng, tối thiểu là 28 ngày và tối đa là 31 ngày trong tháng.

Người lao động làm việc tại các đơn vị theo đủ thời gian trong hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được tính là 01 công và đánh dấu “x” vào ngày đó.

Đối với các trường hợp  khác thì đánh dấu theo ký hiệu tương ứng

Trong hợp các công theo tháng, theo các ký hiệu như sau:

• SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động;
• P: Tổng số ngày người lao động đã nghỉ phép trong tháng;
• L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của Nhà nước
• Ô: Tổng số ngày người lao động đã nghỉ ốm trong tháng (nếu có);
• CĐ: Tổng số ngày người lao động nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không hưởng lương, lao động nghĩa vụ,…)

Đến cuối tháng, người có trách nhiệm chấm công sẽ ký vào bảng chấm công đính kèm theo các giấy tờ liên quan như đơn xin nghỉ việc không lương,… chuyển lên bộ phận kế toán.

Bộ phận kế toán tiến hành xây dựng bảng lương trả cho người lao động và trình tới Giám đốc đơn vị, doanh nghiệp ký phê duyệt.

Trên đây là những chia sẻ của Luật Nhân dân Việt Nam về Hướng dẫn viết bảng chấm công trên excel đơn giản và chi tiết nhất năm 2025. Nếu còn những vướng mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng, cập nhật những quy định mới theo quy định pháp luật hiện hành. 

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ trụ sở chính: CÔNG TY LUẬT NHÂN DÂN VIỆT NAM

Số 16, ngõ 84 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Hotline tư vấn pháp luật miễn phí:

Mobile: 0966.498.666

Tel: 02462.587.666

Email: luatnhandan@gmail.com

Tác giả: Luật sư Nguyễn Anh Văn