Thành lập văn phòng đại diện công ty tại các tỉnh, thành phố mới nhất năm 2025

Thành lập văn phòng đại diện công ty tại các tỉnh, thành phố gồm những thủ tục gì? Luật Nhân Dân xin cung cấp cho các bạn một số thông tin về vấn đề thành lập văn phòng đại diện công ty tại các tỉnh, thành phố theo quy định của pháp luật qua bài viết sau:

1. Cơ sở pháp lý

– Luật doanh nghiệp năm 2014;

– Luật thương mại năm 2005;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

– Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành.  

2. Văn phòng đại diện công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” 

Như vậy, từ khái niệm trên có thể thấy được đặc điểm pháp lý cơ bản của thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố như sau:

Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc công việc để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.

Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty các tỉnh thành phố

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty các tỉnh thành phố bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/Chi nhánh (theo mẫu)

– Bản sao có chứng thực kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất phải được dịch ra tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự cửa Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài;

– Bản sao giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

4. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

+ Đối với người nộp hồ sơ: Người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người có giấy ủy quyền nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính

+ Thời gian nhận hồ sơ của Phòng Đăng ký kinh doanh: Từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút (các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần);

+ Cách thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh lấy số thứ tự tại máy lấy số tự động và chờ gọi theo số thứ tự.

+ Đối với chuyên viên nhận hồ sơ của Phòng Đăng ký kinh doanh: (Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ) Kiểm tra hồ sơ đăng ký kinh doanh:

• Nếu hồ sơ hợp lệ (hồ sơ có đủ giấy tờ theo thủ tục và được kê khai đầy đủ theo quy định), chuyên viên nhận hồ sơ sẽ nhận vào và cấp giấy Biên nhận cho doanh nghiệp.
• Sau khi có Biên nhận, doanh nghiệp nộp lệ phí tại phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì chuyên viên nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn và ghi vào phiếu Hướng dẫn chỉnh sửa hồ sơ, phát cho doanh nghiệp để doanh nghiệp có căn cứ chỉnh sửa theo quy định.

Bước 3: Căn cứ vào ngày hẹn trên giấy biên nhận đến nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp thực hiện việc kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế. Mức thuế áp dụng cho văn phòng đại diện là: 1.000.000 VNĐ/01 năm. Nhiều doanh nghiệp không biết đã không thực hiện kê khai và phải nộp phạt.

5. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh thành phố của Luật Nhân Dân

Luật Nhân Dân tự hào là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện trên toàn quốc cũng như các thủ tục pháp lý khác của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ:

– Tư vấn quy định của pháp luật về thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng trước khi thành lập và các nội dung khác có liên quan.

– Đại diện khách hàng để hoàn thiện các thủ tục hồ sơ:

+ Giúp khách hàng soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;

+ Đại diện khách hàng chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, tài liệu liên quan đến thành lập văn phòng đại diện.

– Tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

+ Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh;

+ Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết quả nộp.

– Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng đại diện và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (nếu có yêu cầu).

– Hướng dẫn và hỗ trợ khách tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện.

– Nhận kết quả và trả kết quả đến khách hàng.

Với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố của Luật Nhân Dân sẽ giúp bạn hoàn thiện tất cả vấn đề liên quan đến hồ sơ, pháp lý, thành lập công ty. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại và có kết quả nhanh chóng.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Nhân Dân về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty các tỉnh thành phố. Nếu còn thắc mắc các vấn đề liên quan đến thủ tục thành lập doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến dịch vụ luật sư của Luật Nhân Dân để được tư vấn và giải đáp!

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ trụ sở chính: CÔNG TY LUẬT NHÂN DÂN VIỆT NAM

Số 16, ngõ 84 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Hotline tư vấn pháp luật miễn phí:

Mobile: 0966.498.666 – Tel: 02462.587.666

Email: luatnhandan@gmail.com

Tác giả: Luật sư Nguyễn Anh Văn