Hướng dẫn quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu doanh nghiệp

Con dấu là một trong những tài sản của mỗi doanh nghiệp. Sau đây là hướng dẫn quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu doanh nghiệp đúng quy định Luật Nhân Dân chia sẻ để bạn tham khảo:

Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu của doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Đây là một trong những tài sản quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý

Điều 44 luật doanh nghiệp năm 2014, theo đó:

“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp do Chính phủ ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2015.

Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2015.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Hình thức, nội dung, số lượng con dấu

Theo quy định của Luật doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của con dấu. Con dấu phải thể hiện được các thông tin về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.

Với các hình thức đa dạng khác nhau như hình tròn, hình đa giác hoặc các hình khác, các doanh nghiệp có thể chọn một hình dạng cụ thể cho con dấu. Tuy nhiên, mẫu con dấu phải đồng nhất về nội dung và hình thức, kích thước.

Thời điểm có hiệu lực của con dấu doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 2 điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp do Chính phủ ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2015 thì trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông báo bao gồm các nội dung sau:

-Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

–  Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Doanh nghiệp tự quyết định về thời điểm có hiệu lực lực của con dấu. Trước khi sử dụng  phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quản lý và sử dụng con dấu

Theo điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2015. Việc sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện như sau: 

•  Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Lưu ý: Cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp làm con dấu lần đầu, thay đổi số lượng, nội dung, hình thức con dấu và màu mực dấu, hủy con dấu.

Trên đây là những chia sẻ của Luật Nhân dân Việt Nam về Các vấn đề về việc sử dụng và bảo quản con dấu doanh nghiệp. Nếu còn những vướng mắc cần giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng, cập nhật những quy định mới theo quy định pháp luật hiện hành. 

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ trụ sở chính: CÔNG TY LUẬT NHÂN DÂN VIỆT NAM

Số 16, ngõ 84 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Hotline tư vấn pháp luật miễn phí:

Mobile: 0966.498.666

Tel: 02462.587.666

Email: luatnhandan@gmail.com

Tác giả: Luật sư Nguyễn Anh Văn

Xem thêm:

• Thủ tục làm lại con dấu công ty bị hư hỏng, thất lạc
• Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất
• Mẫu hợp đồng thiết kế website mới nhất