Cách ký tên, đóng dấu văn bản mới nhất năm 2025

Ký tên, đóng dấu là một phần không thể thiếu trên các văn bản hành chính. Cách ký tên, đóng dấu văn bản mới nhất được quy định như thế nào? Cùng Luật Nhân Dân tìm hiểu ở bài viết dưới đây!

Từ ngày 05/3/2020, việc ký tên và đóng dấu văn bản đúng chuẩn được pháp luật quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, cách đóng dấu được thực hiện như sau:

Cách đóng dấu văn bản

Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

– Đối với văn bản giấy: 

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

– Đóng dấu treo và dấu giáp lai:

• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Đối với văn bản điện tử:

• Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
• Dấu trên văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
• Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Cách ký tên văn bản

Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

– Thẩm quyền ký ban hành văn bản:

• Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
• Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách…

– Chữ ký trên văn bản giấy:

Khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

– Chữ ký trên văn bản điện tử:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

– Ký thừa lệnh:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.
• Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
• Ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL”

– Ký thừa ủy quyền:

• Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
• Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
• Ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” 

Như vậy, cách ký tên, đóng dấu văn bản mới nhất khá đơn giản và dễ thực hiện. Liên hệ với dịch vụ luật sư của Luật Nhân Dân để được giải đáp nếu có bất kỳ khó khăn, vướng mắc pháp lý nào.